Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679

Ultimo aggiornamento: 23 luglio 2026

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento, quando determina autonomamente le finalità e i mezzi del trattamento, è:

Black Fox Video S.r.l.
Sede legale: Viale Europa Unita 10, 10040 Volvera (TO), Italia
Codice fiscale e Partita IVA: 11907350018
Marchio e piattaforma: Velka
E-mail: privacy@blackfoxvideo.it
PEC: blackfoxvideo@pec.it

La presente informativa si applica ai servizi accessibili attraverso:

velka.it;
app.velka.it;
one.velka.it;
eventuali applicazioni mobili, sottodomini, portali e servizi digitali collegati al marchio Velka.

Velka è un marchio e un progetto di Black Fox Video S.r.l.

Al momento non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati o Data Protection Officer. Qualora tale figura venga nominata, i relativi dati di contatto saranno pubblicati nella presente informativa.

2. Fornitori e soggetti che trattano dati per conto di Velka

Per erogare i propri servizi, Black Fox Video S.r.l. utilizza fornitori tecnologici che possono trattare dati personali per conto del Titolare.

I principali fornitori attualmente utilizzati sono:

Vercel Inc.

Servizio utilizzato:hosting, distribuzione dell'applicazione, infrastruttura web, funzioni serverless, gestione dei domini applicativi e protezione tecnica dei servizi.

Vercel può trattare:

indirizzi IP;
richieste HTTP;
dati tecnici del dispositivo e del browser;
log applicativi;
identificativi di sessione;
dati trasmessi attraverso le funzionalità ospitate;
informazioni relative a errori, prestazioni e sicurezza.

Vercel può utilizzare infrastrutture e sub-responsabili localizzati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo.

Il trattamento è disciplinato dalle condizioni contrattuali e dal Data Processing Addendum messo a disposizione dal fornitore.

Neon e Neon Auth

Servizi utilizzati:

database PostgreSQL;
archiviazione delle informazioni applicative;
gestione delle relazioni tra utenti, società e organizzazioni;
autenticazione degli utenti;
gestione di profili, credenziali protette, sessioni e autorizzazioni;
gestione tecnica dell'architettura multi-tenant.

Neon può trattare, a seconda delle funzionalità utilizzate:

dati identificativi;
dati di contatto;
dati degli account;
identificativi utente;
informazioni relative alle sessioni;
ruoli e autorizzazioni;
dati delle società sportive;
dati di atleti, genitori, tutori e collaboratori;
dati relativi all'attività sportiva;
dati amministrativi, contrattuali e operativi;
eventuali dati particolari inseriti dalle società sportive;
log e informazioni tecniche.

I dati utilizzati da Neon Auth sono conservati all'interno dell'infrastruttura database Neon in appositi schemi dedicati all'autenticazione.

Neon può utilizzare sub-responsabili e infrastrutture localizzati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo. Il trattamento è regolato dalle condizioni contrattuali, dal Data Processing Addendum e dalle garanzie previste dal fornitore.

Google Ireland Limited e società del gruppo Google

Servizi utilizzati:

Google Drive per l'archiviazione e la gestione di documenti e file;
Google Analytics 4 per la misurazione dell'utilizzo dei siti e delle applicazioni web.

Google Drive

Google Drive può essere utilizzato per conservare:

documenti caricati dagli utenti;
documentazione relativa a società sportive e partner;
file amministrativi;
immagini;
allegati;
documenti contrattuali;
eventuali documenti relativi agli atleti o alle attività sportive;
copie e documenti di supporto.

L'accesso ai file è limitato ai soggetti autorizzati secondo i ruoli e le necessità operative.

Black Fox Video S.r.l. utilizza Google Drive attraverso un account aziendale o professionale e non attraverso account personali dei singoli operatori.

Google può trattare i dati in Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo applicando le garanzie previste dalla normativa, dai propri accordi sul trattamento dei dati e dalle Clausole Contrattuali Standard, ove necessarie.

Google Analytics 4

Google Analytics viene utilizzato per ottenere informazioni statistiche sull'utilizzo dei siti e delle applicazioni Velka, quali:

pagine visitate;
durata e frequenza delle sessioni;
interazioni con le funzionalità;
informazioni approssimative sulla provenienza geografica;
tipo di dispositivo;
sistema operativo;
browser;
identificativi online;
indirizzo IP, secondo le modalità tecniche applicate da Google;
eventi relativi alla navigazione.

Google Analytics utilizza cookie e identificatori analoghi, incluso il cookie _ga, per distinguere utenti e sessioni.

Google Analytics viene attivato soltanto dopo che l'utente ha espresso il proprio consenso attraverso il sistema di gestione dei cookie, salvo eventuali configurazioni che consentano un utilizzo privo di identificatori e legalmente assimilabile agli strumenti tecnici.

Il consenso può essere negato o revocato in qualsiasi momento attraverso il pannello delle preferenze cookie.

Velka non invia intenzionalmente a Google Analytics:

nomi e cognomi;
indirizzi e-mail;
numeri di telefono;
dati sanitari;
contenuti dei profili;
dati relativi ai minori;
dati contenuti nei documenti;
informazioni che consentano direttamente di identificare l'utente.

La conservazione dei dati a livello di utente e di evento sarà configurata secondo il periodo minimo compatibile con le esigenze statistiche di Velka e sarà indicata nella Cookie Policy.

Resend Inc.

Servizi utilizzati:

invio di e-mail operative;
verifica degli indirizzi e-mail;
recupero delle password;
inviti agli account;
comunicazioni di sicurezza;
messaggi transazionali;
notifiche inviate tramite posta elettronica;
eventuali newsletter o comunicazioni promozionali, previo consenso quando necessario.

Resend può trattare:

nome e cognome;
indirizzo e-mail;
identificativi dell'utente;
oggetto e contenuto della comunicazione;
data e ora di invio;
stato di consegna;
aperture e clic, soltanto se tali funzioni vengono attivate;
indirizzo IP e informazioni tecniche relative alla consegna;
dati relativi a errori, rimbalzi e segnalazioni di spam.

Quando Resend viene utilizzato per comunicazioni promozionali, l'eventuale rilevamento delle aperture o dei clic sarà descritto nell'informativa e gestito nel rispetto delle preferenze dell'utente.

Resend può trattare dati negli Stati Uniti e utilizzare propri sub-responsabili. Il trattamento è disciplinato dal Data Processing Addendum del fornitore e dalle garanzie applicabili ai trasferimenti internazionali.

Attualmente Velka non utilizza Resend per notifiche push native sul dispositivo, ma per comunicazioni e notifiche inviate tramite e-mail. Qualora vengano introdotte notifiche push attraverso un diverso fornitore, la presente informativa sarà aggiornata.

Stripe Payments Europe Limited e società del gruppo Stripe

Servizio utilizzato: gestione dei pagamenti, degli abbonamenti, delle transazioni e delle operazioni finanziarie collegate ai servizi Velka.

Stripe può trattare:

nome e cognome;
indirizzo e-mail;
indirizzo di fatturazione;
importo e valuta della transazione;
identificativi del pagamento;
dati relativi al metodo di pagamento;
ultime cifre e circuito della carta;
stato del pagamento;
dati tecnici;
informazioni antifrode;
dati richiesti dalla normativa antiriciclaggio, ove applicabile.

I dati completi delle carte di pagamento vengono raccolti e trattati direttamente da Stripe. Black Fox Video S.r.l. non conserva normalmente il numero completo della carta o i relativi codici di sicurezza.

Stripe può operare, a seconda del trattamento effettuato, come Responsabile del trattamento o come autonomo Titolare del trattamento, ad esempio per l'adempimento dei propri obblighi legali, la prevenzione delle frodi e la gestione del sistema dei pagamenti.

3. Trasferimenti verso Paesi terzi

Alcuni fornitori utilizzati da Velka hanno sede negli Stati Uniti o utilizzano infrastrutture e sub-responsabili localizzati fuori dallo Spazio Economico Europeo.

I dati possono pertanto essere trasferiti negli Stati Uniti o in altri Paesi terzi.

Tali trasferimenti avvengono, a seconda del fornitore e del trattamento, sulla base di:

decisioni di adeguatezza della Commissione europea;
adesione del destinatario all'EU-US Data Privacy Framework, quando applicabile;
Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea;
accordi sul trattamento dei dati;
misure tecniche e organizzative supplementari;
cifratura dei dati durante la trasmissione;
controlli e limitazioni degli accessi;
altre garanzie previste dagli articoli 44 e seguenti GDPR.

Il Titolare verifica periodicamente le condizioni applicate dai fornitori e può richiedere documentazione relativa alle garanzie adottate.

Una copia o una sintesi delle garanzie relative ai trasferimenti può essere richiesta scrivendo a:

privacy@blackfoxvideo.it

4. Comunicazioni e notifiche tramite e-mail

Velka utilizza Resend per inviare comunicazioni relative al funzionamento del servizio.

A titolo esemplificativo, potranno essere inviate:

conferme di registrazione;
verifiche dell'indirizzo e-mail;
inviti alla creazione dell'account;
comunicazioni per impostare o recuperare la password;
avvisi relativi alla sicurezza;
conferme di ordini o pagamenti;
comunicazioni amministrative;
risposte dell'assistenza;
notifiche relative a eventi o attività richieste dall'utente;
messaggi inviati da una società sportiva attraverso le funzionalità della Piattaforma.

Le comunicazioni strettamente necessarie all'erogazione del servizio non richiedono un consenso marketing e non possono essere disattivate quando indispensabili per la sicurezza o l'esecuzione del rapporto.

Le comunicazioni promozionali sono invece inviate soltanto:

sulla base di un consenso valido;
oppure negli altri casi espressamente consentiti dalla normativa applicabile.

L'utente può revocare il consenso marketing attraverso il link presente nelle comunicazioni o scrivendo a privacy@blackfoxvideo.it.

5. Pagamenti tramite Stripe

Quando l'utente effettua un pagamento, viene indirizzato all'interfaccia o ai componenti tecnici messi a disposizione da Stripe.

Stripe tratta i dati necessari a:

autorizzare il pagamento;
verificare il metodo di pagamento;
prevenire frodi;
gestire eventuali autenticazioni rafforzate;
elaborare rimborsi;
gestire contestazioni e chargeback;
adempiere a obblighi legali e finanziari.

Velka riceve normalmente da Stripe:

identificativo della transazione;
importo;
valuta;
stato del pagamento;
tipo di metodo utilizzato;
ultime cifre della carta, quando disponibili;
nominativo e dati di fatturazione;
informazioni necessarie a riconciliare il pagamento con l'account o l'ordine.

Il trattamento necessario al pagamento si fonda sull'esecuzione del contratto.

Stripe può effettuare autonomamente ulteriori trattamenti per prevenzione delle frodi, sicurezza, rispetto degli obblighi normativi e funzionamento della propria rete di pagamento, secondo la propria informativa privacy.

6. Archiviazione dei documenti su Google Drive

I documenti caricati o generati attraverso Velka possono essere conservati su Google Drive.

Black Fox Video S.r.l. configura gli accessi secondo il principio di necessità e limita la consultazione ai soggetti autorizzati.

Quando i documenti sono caricati nell'ambiente di una società sportiva:

la società sportiva determina le finalità del trattamento;
Black Fox Video S.r.l. opera normalmente come Responsabile del trattamento;
Google opera come sub-responsabile tecnologico della catena di trattamento.

I documenti non devono essere condivisi mediante collegamenti pubblici, salvo che la pubblicazione sia espressamente richiesta, legittima e autorizzata.

Quando tecnicamente possibile, i collegamenti ai documenti devono:

essere riservati;
avere una durata limitata;
essere accessibili soltanto agli utenti autenticati;
essere revocabili;
non consentire l'indicizzazione da parte dei motori di ricerca.

I documenti saranno cancellati quando non più necessari o alla cessazione del rapporto, fatti salvi:

obblighi legali;
esigenze di difesa;
tempi tecnici dei backup;
istruzioni impartite dalla società sportiva Titolare del trattamento.

7. Cookie e Google Analytics

Velka predisporrà una Cookie Policy separata contenente almeno:

elenco dei cookie utilizzati;
nome del fornitore;
funzione;
durata;
categoria;
base giuridica;
indicazione degli eventuali trasferimenti internazionali;
modalità per accettare, rifiutare o revocare il consenso.

Google Analytics non dovrà essere eseguito prima dell'acquisizione del consenso dell'utente, salvo configurazioni tecniche che non richiedano il consenso secondo la normativa applicabile.

Il banner cookie dovrà permettere all'utente di:

accettare tutti i cookie;
rifiutare tutti i cookie non necessari;
selezionare singole categorie;
modificare successivamente la propria scelta;
proseguire nella navigazione senza essere obbligato ad accettare strumenti non necessari.

Il rifiuto deve essere disponibile con evidenza e facilità equivalenti rispetto all'accettazione.

8. Rapporti con società sportive e aziende partner

Black Fox Video S.r.l. predisporrà specifici accordi sul trattamento dei dati ai sensi dell'articolo 28 GDPR per le società sportive e le aziende che utilizzano Velka per trattare dati per proprie finalità.

Fino alla formalizzazione di tali accordi, l'attivazione dei servizi che comportano il trattamento di dati per conto di una società dovrà essere valutata con particolare attenzione.

Gli accordi dovranno disciplinare almeno:

oggetto e durata del trattamento;
natura e finalità;
categorie di dati;
categorie di interessati;
istruzioni del Titolare;
obblighi di riservatezza;
misure di sicurezza;
utilizzo dei sub-responsabili;
trasferimenti internazionali;
assistenza nell'esercizio dei diritti;
gestione delle violazioni;
cancellazione e restituzione dei dati;
audit e verifiche;
responsabilità delle parti.

L'assenza temporanea del documento non modifica i ruoli sostanziali delle parti, ma il relativo accordo dovrà essere predisposto e sottoscritto prima della piena messa in esercizio commerciale del servizio.

9. Valutazione d'impatto e tutela dei minori

Black Fox Video S.r.l. effettuerà una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati, o DPIA, con particolare riferimento a:

trattamento sistematico di dati di atleti minorenni;
pubblicazione e condivisione di profili sportivi;
gestione di immagini e video;
collegamento tra account dei minori e account dei genitori;
eventuali comunicazioni tra adulti e minori;
trattamento di dati sanitari o certificati sportivi;
utilizzo di sistemi multi-tenant;
ricerche e suggerimenti di profili;
monitoraggio tecnico e registrazione degli accessi;
utilizzo di fornitori con infrastrutture extra SEE.

Le misure individuate nella DPIA saranno applicate prima dell'attivazione delle funzionalità che presentano rischi elevati.

10. Contatti privacy

Per richiedere informazioni, esercitare i diritti previsti dal GDPR o segnalare problematiche relative a dati personali e account di minori:

Black Fox Video S.r.l. – Velka
Viale Europa Unita 10
10040 Volvera (TO), Italia
Codice fiscale e Partita IVA: 11907350018
E-mail: privacy@blackfoxvideo.it
PEC: blackfoxvideo@pec.it